Cómo desgravar la gasolina y el combustible si eres autónomo: Guía definitiva

El lunes a las 7:40, en el surtidor de la A-4, el surtidor corta a 62 litros. El papel que sale por la ranura lleva el CIF de la estación, la hora y un total de 98,40 € con «IVA incluido». No lleva el NIF de quien conduce. Tres meses después, ese papel aparece en una bolsa con otros cuarenta y el gestor lo aparta del IVA soportado. El gasóleo se pagó. El impuesto, no se recupera.

El combustible es de los pocos gastos que se repiten cada semana y, aun así, se justifica mal. No porque la ley lo prohíba en bloque, sino porque mezcla dos impuestos con reglas distintas y un documento que, por defecto, nace incompleto.

El ticket de la estación no es la deducción

Las estaciones de servicio pueden emitir factura simplificada hasta 3.000 € (IVA incluido). Ese papel identifica a quien vende, no a quien compra. Para el IVA, el artículo 97 de la Ley del IVA pide una factura en la que constes tú. En la práctica hay dos salidas el mismo día del repostaje:

• Factura simplificada cualificada: antes de pagar, o en el acto, pides que impriman tu NIF y tu domicilio fiscal. En Repsol, Cepsa, Galp o BP suele hacerse desde la app o la tarjeta profesional asociada al NIF, no «al mes que viene, cuando pase el gestor».
• Factura completa: mostrador o área de cliente de la petrolera, con la operación todavía localizable. Si el cargo del TPV no cuadra con un número de documento, el canje se complica.

Pagar con la tarjeta de la actividad demuestra que salió dinero de tu cuenta. No convierte un ticket anónimo en IVA deducible. Son pruebas de cosas distintas: una acredita el pago; la otra, el derecho a deducir la cuota.

Tres vehículos, tres porcentajes (y ninguno es un automatismo)

El artículo 95.Tres.2ª de la Ley del IVA presume que los vehículos de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas están afectos a la actividad al 50%. La presunción admite prueba en contrario en ambos sentidos: puedes acreditar un uso inferior, y Hacienda puede discutir un uso superior al 50% si el coche también hace la compra del sábado.

Esa presunción del 50% no se aplica —y por tanto cabe el 100% si el uso real es profesional— en los supuestos que la propia ley enumera. Los que más se parecen a un autónomo con furgoneta o con ruta comercial son estos:

• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
• Los utilizados en la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (taxi, VTC, transporte escolar).
• Los utilizados en la enseñanza de conductores.
• Los utilizados por sus fabricantes en pruebas, ensayos o demostraciones.
• Los utilizados por agentes comerciales o representantes en sus desplazamientos profesionales.
• Los utilizados en servicios de vigilancia.

Una furgoneta dada de alta en el epígrafe de instalaciones, rotulada o no, que duerme en la nave y no hace viajes particulares, se defiende como afectación total. Un turismo «del trabajo y de casa» se queda, como punto de partida, en el 50% de IVA. Decir que eres agente comercial para saltar al 100% sin serlo es exactamente el tipo de ajuste que una inspección reabre con sanción.

En el IRPF no existe ese 50% automático. Se deduce la parte del gasto que esté correlacionada con los ingresos: kilómetros de obra, visitas, reparto. Sin un criterio escrito —aunque sea una hoja con fecha, origen, destino y kilómetros— el porcentaje que «siempre hemos puesto» es una opinión, no un registro. Ese criterio vive en el libro de bienes de inversión si el vehículo está afecto, y el combustible, en el libro de gastos.

Un trimestre con la furgoneta afecta al cien por cien

Supón una furgoneta usada solo en la actividad, con facturas a tu nombre. En el trimestre repostas doce veces y el total de los tickets cualificados es 1.140 € (IVA del 21% incluido).

• Base: 1.140 / 1,21 = 942,15 €.
• IVA soportado: 197,85 €, que puede entrar en el Modelo 303 si cada documento trae tu NIF.
• En el Modelo 130 entra la base, 942,15 €, no los 1.140 €. Si dedujeras el total y además el IVA, estarías contando dos veces el impuesto.

Si los mismos 1.140 € fueran tickets sin NIF, el IVA de 197,85 € no se deduce. En IRPF, el TEAC ha admitido en algunos casos el gasto total —IVA incluido— cuando no hubo deducción en el 303 y el pago está trazado. No es un derecho automático: es una defensa, y se cae si el efectivo no se puede seguir. El detalle de ese criterio está en la diferencia entre ticket, IVA e IRPF.

Cambia el vehículo a un turismo afecto al 50% y la misma cifra se parte: IVA deducible 98,93 € y base en IRPF proporcionada al uso profesional que puedas sostener, que no tiene por qué coincidir con el 50% del IVA.

Lo que el inspector pide cuando abre el combustible

No pide «todos los tickets del año» en abstracto. Cruza cuatro cosas:

1. El documento, con tu NIF si pretendes IVA.
2. El cargo bancario del mismo día y del mismo comercio. Un pago en metálico de 90 € puede ser legal —está por debajo del límite de 1.000 € entre empresarios— y aun así ser una prueba pobre.
3. La coherencia con la actividad: una ruta de 40 km diarios no explica 2.400 € mensuales de gasóleo, igual que una furgoneta de reparto no se justifica con un único ticket de 20 € en agosto.
4. El material que ese desplazamiento iba a buscar. Por eso el combustible y las compras de almacén se leen juntos: si el mismo día hay gasóleo y tablero, la historia del desplazamiento se sostiene sola.

Hábito de surtidor, no de cierre de trimestre

El canje se hace con el motor aún caliente. Asociar el NIF a la tarjeta de la petrolera una sola vez evita repetir los datos en cada viaje. Guardar la factura el mismo día —no la foto del ticket dentro de un chat— deja el PDF junto al apunte del banco. Y anotar en una línea el destino del desplazamiento (obra, cliente, almacén) convierte un litro en un gasto explicable.

Si el cierre te pilla con una carpeta de térmicos sin nombre, no los metas en el 303 «para ver si cuela». Sácalos del IVA, conserva los que tengan pago bancario para estudiar el IRPF con tu asesor y, a partir del siguiente repostaje, cambia el documento, no el discurso.

Registra cada repostaje con su NIF antes de que el papel se borre

Los porcentajes dependen del vehículo, del epígrafe y del uso real. Esta guía no sustituye el criterio de tu asesoría sobre un coche concreto.