Libros Registro Obligatorios para Autónomos: Qué exige la Orden HAC/773/2019

Cuando la Agencia pide «los libros», no pide la carpeta de PDF ni el Excel bonito del gestor con una sola columna de totales. Pide los registros que la Orden HAC/773/2019 describe para quien está en estimación directa —y, en el IVA, los libros del reglamento del impuesto—. El formato puede ser electrónico. El contenido, no es libre. Un requerimiento da un plazo corto. Reconstruir un año de facturas un jueves por la noche es la demostración de que el libro no existía: existía la caja.

Cuatro registros, cuatro preguntas distintas

Ventas e ingresos. Cada factura emitida: número, fecha, destinatario, NIF, base, tipo, cuota, y la retención si la factura la lleva. La numeración correlativa se ve aquí. Un salto del 104 al 106 sin una factura anulada en medio es lo primero que se señala. Si usas series (la ordinaria y la rectificativa), cada serie es correlativa dentro de sí. Este libro es el espejo del IVA repercutido del 303 y de los ingresos del Modelo 130.

Compras y gastos. Cada factura recibida que afecte a la actividad: fecha, proveedor, NIF, número, base, tipo, cuota deducible —que puede ser menor que la cuota repercutida, o cero si el documento no da derecho—. En IRPF, el libro de gastos recoge el importe que minorará el rendimiento, que no tiene por qué coincidir con la base del IVA. Tener una sola columna «importe» obliga a elegir un impuesto y abandonar el otro. Quien lleva los dos en el mismo archivo necesita las dos cifras.

Bienes de inversión. El bien, la fecha de entrada en funcionamiento, el valor, la amortización y, en IVA, el periodo de regularización si cambia el uso. Un portátil de 1.400 € anotado solo como gasto del mes desaparece de este libro y reaparece como problema si lo vendes o si dejas de usarlo en la actividad. El vehículo afecto, si lo está, vive aquí, no en una nota del seguro.

Provisiones de fondos y suplidos. El dinero que te entrega un cliente para pagar por su cuenta a un tercero no es un ingreso tuyo, y el pago que haces con ese dinero no es un gasto tuyo. Sin este registro, el 130 se infla por los dos lados o se esconde un ingreso. Muchos autónomos no lo usan nunca, y está bien no usarlo si no hay suplidos. Lo que no está bien es anotar una tasa pagada por cuenta del cliente como compra propia «para no complicar».

Qué dice la orden sobre el soporte

La Orden HAC/773/2019 concreta el contenido de estos libros en el IRPF y admite su llevanza informatizada. No homologa una marca de hoja de cálculo. Exige que, si te los piden, puedas aportarlos en un formato legible, con las columnas completas, y coherentes con las declaraciones ya presentadas. Un Excel sirve si esas columnas están y si no se reescribe el pasado sin dejar rastro cada vez que el gestor «ordena un poco». Desde el momento en que el sistema de facturación deba ser inalterable por la normativa de sistemas, el libro de ventas tendrá que poder salir de ese sistema, no de una copia paralela que ya no cuadra.

Conservar los libros sigue el plazo largo de la documentación, no el de la memoria del portátil. La imagen de cada factura y la línea del libro son piezas distintas: la línea sin imagen se queda coja en una comprobación; la imagen sin línea no es un libro.

El fallo que más se repite al exportar

Se exporta un listado del banco y se le llama libro de gastos. El banco no tiene tipos de IVA, ni números de factura, ni bienes de inversión. Se exporta el 303 y se le llama libro de ventas. El 303 es un resumen trimestral: no tiene al cliente ni la serie. El envío útil a la gestoría es el que ya cumple estas columnas, generado cada trimestre sin rehacerlas, como en la rutina de cierre. Si tu archivo no puede sacar hoy el libro de facturas recibidas del año en curso, no tienes un problema de software para el año que viene. Lo tienes el día que llegue el requerimiento de este.

Construye el libro de recibidas a partir de las facturas, no a partir del extracto

En módulos las obligaciones registrales son otras, más estrechas. Esta guía es para estimación directa. Si compatibilizas actividades en regímenes distintos, cada una arrastra los suyos.