Factura electrónica

La factura electrónica es el documento digital que acredita entregas o servicios cuando cumple contenido, integridad y, en su caso, remisión a los sistemas previstos. En España el canal depende del destinatario: ante la Administración suele usarse XML FacturaE vía FACe con códigos DIR3; entre empresas el marco B2B proviene de la Ley 18/2022 y, si el sistema es verificable, el Real Decreto 1007/2023 introduce QR y registro de facturación con huella. Un PDF escaneado no basta: hacen falta estructura, numeración correlativa por serie y coherencia de bases e impuestos. Las organizaciones maduras separan presupuestos y albaranes del documento fiscal, definen roles de emisión y revisión, y conservan el archivo de forma recuperable. El calendario de sistemas verificables depende del perfil y de lo publicado por la AEAT; no conviene inventar un día de obligatoriedad. Tampoco debe confundirse VeriFACTU con el SII ni con TicketBAI o Batuz. En EFACE la emisión se apoya en FacturaE 3.2.2, series multiempresa, roles, certificados y envío AEAT en VeriFACTU cuando corresponde. Los cobros del negocio pueden registrarse por transferencia, SEPA, tarjeta, efectivo o Bizum; Stripe queda reservado a la suscripción de la plataforma. Exportar a A3 o SEPA cierra el círculo con la contabilidad y la tesorería sin reescribir a mano cada documento. Una política clara de rectificativas R1 por diferencias o por sustitución completa el control del ciclo de vida documental.

Quién interviene

Intervienen administración, que configura series y certificados del NIF emisor, el usuario que carga líneas de factura electronica, y la gestoría que revisa régimen, exenciones y coherencia de totales antes de cerrar el periodo.

Cómo se ejecuta

Se parte de la ficha del cliente, se capturan líneas e impuestos o marcas E1 E2 E3, se asigna serie y se genera el documento. Si aplica, se añaden QR y huella o se remite por FACe. Luego se archiva y se exporta. Así se gobierna factura electronica sin atajos.

Marco que hay que respetar

Aplique contenido mínimo y numeración de la normativa de facturación. La Ley 18/2022 enmarca el B2B electrónico sin fecha aquí. El Real Decreto 1007/2023 y la especificación AEAT regulan sistemas verificables con QR y huella según el perfil publicado por la Agencia.

Qué resuelve EFACE

EFACE emite FacturaE 3.2.2 (FC), soporta F1, F2 y R1 con rectificación por diferencias o sustitución, multiempresa, roles, series, presupuestos, albaranes, OCR, certificados, GENERAL, SIMPLIFICADO, RECARGO_EQUIVALENCIA, E1–E3, cobros habituales, A3/SEPA y envío AEAT VeriFACTU. Stripe solo suscribe la plataforma.

Caso de uso

Una SL de servicios documenta factura electronica emitiendo una F1 a otra empresa con IVA general, serie profesional y transferencia. Genera FacturaE 3.2.2 y, si su perfil verificable lo requiere, registro con huella y evidencia de envío AEAT.

Dónde se rompe el proceso

En factura electronica el fallo habitual es mezclar canales: tratar un PDF como XML FacturaE, usar F2 cuando hace falta F1, u olvidar DIR3 en B2G. También lo es afirmar fechas no publicadas o confundir VeriFACTU con el SII.

Orden de trabajo

1. Configure la empresa emisora, el régimen fiscal y el certificado digital asociado al NIF correcto en la plataforma.
2. Revise la ficha del cliente y los datos críticos para factura electronica, incluidos DIR3 si el destinatario es una administración.
3. Capture líneas con bases, tipos o exenciones E1, E2 o E3 según la operación real y el contrato suscrito.
4. Emita el documento tipificado, valide totales y complete QR, huella o FACe cuando el canal elegido lo exija.
5. Archive evidencias, controle el estado de envío y exporte A3 o SEPA para contabilidad y cobros del periodo.

Errores que conviene cortar

• Emitir con el NIF o certificado de otra empresa del panel al trabajar factura electronica sin comprobar el contexto activo.
• Usar factura simplificada F2 cuando el cliente empresario necesita ordinaria F1 para deducir el IVA soportado.
• Enviar a FACe sin validar oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora en la ficha del ente público.
• Confundir el envío VeriFACTU con el SII o con obligaciones forales que pueden resultar adicionales.

Control antes de archivar

El documento solo cierra el ciclo cuando la serie, el destinatario y el impuesto quedan guardados junto con la evidencia de emisión. Si el canal es B2B verificable, el QR y el registro forman parte del archivo, no de un adjunto informal. Si el canal es B2G, los tres códigos DIR3 tienen que estar en la ficha antes de pulsar el envío a FACe. Un presupuesto o un albarán pueden preparar el importe, pero no sustituyen a la factura. La rectificación, cuando hace falta, nace de la factura original y elige diferencias o sustitución; no se resuelve borrando la numeración ya usada.

En Factura electrónica el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Se parte de la ficha del cliente, se capturan líneas e impuestos o marcas E1 E2 E3, se asigna serie y se genera el documento. Si aplica, se añaden QR y huella o se remite por FACe. Luego se archiva y se exporta. Así se gobierna factura electronica sin atajos.