Factura por sustitución

La factura por sustitución rectifica reemplazando de manera integral la factura anterior, de modo que el nuevo documento asume la representación completa de la operación corregida. Se elige cuando el error afecta a identidad del destinatario, tipología documental o un conjunto amplio de líneas. En el producto es un modo de la rectificativa R1 junto al de diferencias. El enlace al original es imprescindible. Sustituir sin anular conceptualmente la lectura del documento previo en los sistemas del cliente provoca duplicidades de IVA. La emisión electrónica con FacturaE 3.2.2 y, si procede, QR y huella, debe mantener la trazabilidad de la cadena rectificativa. En EFACE la emisión se apoya en FacturaE 3.2.2, series multiempresa, roles, certificados y envío AEAT en VeriFACTU cuando corresponde. Los cobros del negocio pueden registrarse por transferencia, SEPA, tarjeta, efectivo o Bizum; Stripe queda reservado a la suscripción de la plataforma. Exportar a A3 o SEPA cierra el círculo con la contabilidad y la tesorería sin reescribir a mano cada documento. Una política clara de rectificativas R1 por diferencias o por sustitución completa el control del ciclo de vida documental.

Quién interviene

El titular del NIF decide la política; operadores con roles limitados emiten; un revisor valida. En B2G alguien mantiene DIR3. Sobre factura por sustitucion, el riesgo baja cuando cada rol conoce su frontera de permiso.

Cómo se ejecuta

El flujo combina alta de maestros, elección de tipología F1 F2 o R1, validación de importes y remisión electrónica según destinatario privado o público. La monitorización del estado cierra la operación de factura por sustitucion.

Marco que hay que respetar

No invente plazos ni sanciones. Distinga FACe en B2G, VeriFACTU y el SII. En territorio foral pueden existir requisitos adicionales respecto de los flujos estatales FacturaE, VeriFACTU y FACe que cubre la plataforma. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Qué resuelve EFACE

Con EFACE articula factura por sustitucion dentro de un entorno con varias empresas, validación DIR3 para FACe, generación de QR y registro verificable, tipificación fiscal y exportación contable. El panel de gestoría supervisa estados sin mezclar correlativos.

Caso de uso

Un proveedor público-orientado aplica factura por sustitucion facturando a un ayuntamiento con XML FC, tres DIR3 y seguimiento FACe hasta aceptación, archivando el acuse junto al documento para reclamar el pago. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Dónde se rompe el proceso

Reutilizar numeración entre empresas, firmar con certificado ajeno o marcar E3 sin fundamento genera contingencias. Supervise rechazos de factura por sustitucion en lugar de reemitir a ciegas sin corregir maestros. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Orden de trabajo

1. Defina series y correlativos del ejercicio evitando solapes con otras empresas del entorno multiempresa activo.
2. Seleccione la tipología adecuada para factura por sustitucion: F1, F2, R1, presupuesto o albarán según el momento del ciclo.
3. Aplique formas de pago del negocio y deje Stripe limitado a la suscripción de la plataforma EFACE exclusivamente.
4. Genere FacturaE 3.2.2 con tipo FC y compruebe que los importes cuadran al céntimo con el detalle de líneas.
5. Comparta el documento con el destinatario y conserve XML, registro verificable y acuses durante el plazo aplicable.

Errores que conviene cortar

• Reutilizar números de factura al cambiar de serie o al reiniciar el ejercicio sin una política interna documentada.
• Marcar exención E1, no sujeción E2 o inversión E3 sin causa alineada con la operación económica real.
• Archivar solo un PDF visual al gestionar factura por sustitucion y perder el XML FacturaE o el registro con huella.
• Ignorar rechazos de envío durante semanas y dar por cobrada una operación que aún no fue aceptada.

Control antes de archivar

El documento solo cierra el ciclo cuando la serie, el destinatario y el impuesto quedan guardados junto con la evidencia de emisión. Si el canal es B2B verificable, el QR y el registro forman parte del archivo, no de un adjunto informal. Si el canal es B2G, los tres códigos DIR3 tienen que estar en la ficha antes de pulsar el envío a FACe. Un presupuesto o un albarán pueden preparar el importe, pero no sustituyen a la factura. La rectificación, cuando hace falta, nace de la factura original y elige diferencias o sustitución; no se resuelve borrando la numeración ya usada.

En Factura por sustitución el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. El flujo combina alta de maestros, elección de tipología F1 F2 o R1, validación de importes y remisión electrónica según destinatario privado o público. La monitorización del estado cierra la operación de factura por sustitucion.