Facturas, presupuestos y albaranes

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, el día a día no empieza por la norma: empieza por cerrar un trabajo, enviar un presupuesto, entregar un albarán y emitir la factura con tu propia serie. En EFACE esos tres documentos conviven en el mismo sitio, enlazados al cliente y a la empresa emisora, sin mezclar la numeración comercial con la fiscal. El presupuesto alinea precio y alcance antes de aceptar el encargo. El albarán deja constancia de la entrega o del avance. La factura es el documento que acredita la operación, entra en tu serie y, cuando corresponde, viaja como FacturaE o con registro VeriFACTU. Separarlos evita cobrar de más, declarar antes de tiempo o rehacer el trimestre porque un PDF suelto no cuadra con el correlativo. Esta página explica el ciclo práctico para quien factura a clientes privados o a otras empresas, sin sustituir la guía técnica de factura electrónica ni inventar calendarios de obligatoriedad. El objetivo es que abras la serie correcta, conviertas sin perder traza y archives lo emitido de forma recuperable para ti y para tu gestoría.

Quién interviene

Tú configuras la empresa, la serie y el certificado del NIF con el que facturas. Puedes preparar el presupuesto, convertir a albarán o a factura y revisar totales antes de enviar. Tu gestoría entra después a revisar régimen, bases e impuestos del periodo. Si trabajas con alguien de administración, esa persona puede emitir con roles limitados sin tocar el certificado de otra sociedad. El cliente recibe el documento; no necesita entrar en tu panel para que el ciclo cierre.

Cómo se ejecuta

Das de alta o eliges el cliente, creas el presupuesto con conceptos y condiciones, y cuando acepta conviertes a albarán o directamente a factura según el momento del servicio. Asignas la serie de factura del NIF activo, tipificas impuestos o marcas de exención solo si aplican, y emites. Si el destinatario exige canal electrónico, completas FacturaE, QR o FACe en el paso que corresponda. Luego archivas y dejas el cobro asociado al documento. Así gobiernas facturas, presupuestos y albaranes sin atajos ni numeraciones compartidas.

Marco que hay que respetar

El presupuesto y el albarán no sustituyen a la factura fiscal. La factura debe cumplir el contenido mínimo y la numeración correlativa por serie. El marco B2B electrónico proviene de la Ley 18/2022 sin fijar aquí una fecha concreta. Si tu sistema es verificable, el Real Decreto 1007/2023 y lo publicado por la AEAT regulan QR y registro. No inventes plazos ni mezcles FACe, VeriFACTU y el SII. Ante una duda de régimen, consulta a tu asesor.

Qué resuelve EFACE

EFACE te deja emitir presupuestos, albaranes y facturas F1, F2 o R1 con series propias por empresa, convertir manteniendo la traza, generar FacturaE 3.2.2 y, cuando toque, registro VeriFACTU o envío FACe. Cada NIF conserva certificado y clientes. Los cobros del negocio se anotan en la factura; Stripe solo cobra la suscripción de la plataforma. La exportación a A3 ayuda a tu gestoría en el cierre.

Caso de uso

Un autónomo de reformas envía un presupuesto con materiales y mano de obra. El cliente acepta; genera el albarán de entrega parcial y, al cerrar la obra, convierte a factura ordinaria con su serie profesional, IVA general y transferencia. Guarda el XML y el estado de envío para el trimestre. No reutiliza el número del presupuesto como número de factura.

Dónde se rompe el proceso

El error más caro es numerar el presupuesto o el albarán con la misma serie que las facturas, o convertir sin revisar bases e impuestos. También lo es emitir con el NIF equivocado en un panel multiempresa, o tratar un PDF escaneado como si ya fuera factura electrónica estructurada. Corrige con rectificativa cuando la factura ya salió; no borres el correlativo en silencio.

Orden de trabajo

1. Configura tu empresa, el régimen y la serie de facturas del NIF con el que vas a emitir.
2. Crea el presupuesto o el albarán ligado al cliente, con conceptos e importes claros.
3. Cuando proceda, convierte a factura eligiendo tipología F1, F2 o R1 y la serie fiscal correcta.
4. Valida totales, canal del destinatario y, si aplica, FacturaE, QR o FACe antes de dar por cerrado el envío.
5. Archiva el documento, registra el cobro y deja el periodo listo para tu gestoría.

Errores que conviene cortar

• Usar la numeración del presupuesto como si fuera la serie fiscal de la factura.
• Facturar sin comprobar el NIF y la empresa activa en el panel.
• Mezclar albarán y factura en el mismo correlativo o borrar una factura ya emitida.
• Prometer fechas de obligatoriedad electrónica que no constan en una fuente oficial.

Control antes de archivar

El documento solo cierra el ciclo cuando la serie, el destinatario y el impuesto quedan guardados junto con la evidencia de emisión. Si el canal es B2B verificable, el QR y el registro forman parte del archivo, no de un adjunto informal. Si el canal es B2G, los tres códigos DIR3 tienen que estar en la ficha antes de pulsar el envío a FACe. Un presupuesto o un albarán pueden preparar el importe, pero no sustituyen a la factura. La rectificación, cuando hace falta, nace de la factura original y elige diferencias o sustitución; no se resuelve borrando la numeración ya usada.

En Facturas, presupuestos y albaranes el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Das de alta o eliges el cliente, creas el presupuesto con conceptos y condiciones, y cuando acepta conviertes a albarán o directamente a factura según el momento del servicio. Asignas la serie de factura del NIF activo, tipificas impuestos o marcas de exención solo si aplican, y emites. Si el destinatario exige canal electrónico, completas FacturaE, QR o FACe en el paso que corresponda. Luego archivas y dejas el cobro asociado al documento. Así gobiernas facturas, presupuestos y albaranes sin atajos ni numeraciones compartidas.