Oficina contable

La oficina contable es el DIR3 de la unidad que contabiliza la factura en el ente público. Es obligatoria en el envío FACe junto a los otros dos códigos. Un código de oficina obsoleto detiene el pago. Debe obtenerse de fuentes oficiales o del propio organismo. Guardarla en el cliente público evita errores de tecleo repetidos. Dominar el término evita errores de configuración en la plataforma y malentendidos con clientes o con la Administración. En EFACE el concepto se concreta en datos de ficha, tipificación de líneas y, cuando aplica, en XML 3.2.2 o en el registro verificable. Una definición operativa compartida entre administración y gestoría reduce disputas en el cierre. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso. Separar evidencias por empresa facilita auditorías internas. Revisar estados de envío semanalmente acorta ciclos de cobro. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso. Separar evidencias por empresa facilita auditorías internas.

Quién interviene

Intervienen administración, que configura series y certificados del NIF emisor, el usuario que carga líneas de oficina contable, y la gestoría que revisa régimen, exenciones y coherencia de totales antes de cerrar el periodo.

Cómo se ejecuta

Se parte de la ficha del cliente, se capturan líneas e impuestos o marcas E1 E2 E3, se asigna serie y se genera el documento. Si aplica, se añaden QR y huella o se remite por FACe. Luego se archiva y se exporta. Así se gobierna oficina contable sin atajos.

Marco que hay que respetar

Aplique contenido mínimo y numeración de la normativa de facturación. La Ley 18/2022 enmarca el B2B electrónico sin fecha aquí. El Real Decreto 1007/2023 y la especificación AEAT regulan sistemas verificables con QR y huella según el perfil publicado por la Agencia.

Qué resuelve EFACE

EFACE emite FacturaE 3.2.2 (FC), soporta F1, F2 y R1 con rectificación por diferencias o sustitución, multiempresa, roles, series, presupuestos, albaranes, OCR, certificados, GENERAL, SIMPLIFICADO, RECARGO_EQUIVALENCIA, E1–E3, cobros habituales, A3/SEPA y envío AEAT VeriFACTU. Stripe solo suscribe la plataforma.

Caso de uso

Una SL de servicios documenta oficina contable emitiendo una F1 a otra empresa con IVA general, serie profesional y transferencia. Genera FacturaE 3.2.2 y, si su perfil verificable lo requiere, registro con huella y evidencia de envío AEAT.

Dónde se rompe el proceso

En oficina contable el fallo habitual es mezclar canales: tratar un PDF como XML FacturaE, usar F2 cuando hace falta F1, u olvidar DIR3 en B2G. También lo es afirmar fechas no publicadas o confundir VeriFACTU con el SII.

Orden de trabajo

1. Configure la empresa emisora, el régimen fiscal y el certificado digital asociado al NIF correcto en la plataforma.
2. Revise la ficha del cliente y los datos críticos para oficina contable, incluidos DIR3 si el destinatario es una administración.
3. Capture líneas con bases, tipos o exenciones E1, E2 o E3 según la operación real y el contrato suscrito.
4. Emita el documento tipificado, valide totales y complete QR, huella o FACe cuando el canal elegido lo exija.
5. Archive evidencias, controle el estado de envío y exporte A3 o SEPA para contabilidad y cobros del periodo.

Errores que conviene cortar

• Emitir con el NIF o certificado de otra empresa del panel al trabajar oficina contable sin comprobar el contexto activo.
• Usar factura simplificada F2 cuando el cliente empresario necesita ordinaria F1 para deducir el IVA soportado.
• Enviar a FACe sin validar oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora en la ficha del ente público.
• Confundir el envío VeriFACTU con el SII o con obligaciones forales que pueden resultar adicionales.

Control antes de archivar

Un término de facturación se vuelve útil cuando se puede señalar en la factura, en el XML o en el registro. No basta con reconocerlo en una lista. Al leer la definición, localice el campo concreto: base, cuota, NIF, código DIR3, huella o estado de envío. Si el concepto cambia el impuesto o el canal, deje constancia en la ficha del cliente o en la serie antes de emitir. El glosario no sustituye al criterio de la gestoría cuando la operación es dudosa; sirve para que emisor y asesor nombren lo mismo.

En Oficina contable el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Se parte de la ficha del cliente, se capturan líneas e impuestos o marcas E1 E2 E3, se asigna serie y se genera el documento. Si aplica, se añaden QR y huella o se remite por FACe. Luego se archiva y se exporta. Así se gobierna oficina contable sin atajos.