Conservación de facturas

La conservación de facturas exige mantener el documento íntegro, legible y accesible durante el plazo legalmente aplicable, junto con evidencias de envío cuando existan. Archivar solo el PDF visual sin el XML o sin el registro verificable puede ser insuficiente según el canal usado. Conviene indexar por NIF, serie, fecha y estado. La conservación incluye emitidas y, en su caso, recibidas digitalizadas. Un repositorio con permisos evita borrados accidentales en equipos amplios. Interpretar la norma con cautela implica contrastar siempre el texto oficial y no fijar plazos, sanciones ni homologaciones no acreditadas. EFACE implementa FacturaE 3.2.2, VeriFACTU y FACe en los flujos estatales comunes, con tipificación fiscal operativa para el día a día. La adecuación interna debe documentarse con responsables, series y criterios de revisión. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso. Separar evidencias por empresa facilita auditorías internas. Revisar estados de envío semanalmente acorta ciclos de cobro.

Quién interviene

En multiempresa el actor crítico es quien selecciona la entidad correcta antes de numerar. Gestorías operan muchos NIF; pymes concentran funciones. Conservación de facturas requiere disciplina de contexto activo. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Cómo se ejecuta

Tras emitir se revisan rechazos, se corrige con rectificativa si hace falta y se sincroniza contabilidad A3. El control de conservacion de facturas no termina en el botón de envío: incluye archivo y tesorería.

Marco que hay que respetar

Consulte fuentes oficiales antes de cambiar procesos. Este contenido explica criterios operativos y no sustituye el asesoramiento personalizado sobre su situación fiscal concreta ni calendarios no contrastados. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Qué resuelve EFACE

EFACE cubre el ciclo diario vinculado a conservacion de facturas: maestros, documentos F1 F2 R1, B2G con FACe y VeriFACTU estatal, con exportaciones A3 y SEPA para el despacho y roles que limitan quién emite o administra.

Caso de uso

Un comercio configura el régimen adecuado y usa conservacion de facturas en su operativa diaria, registrando cobros por Bizum o SEPA y conservando el archivo electrónico para la revisión trimestral del despacho. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso.

Dónde se rompe el proceso

Tratar exención, no sujeción e inversión como sinónimos distorsiona el 303. Separe obligaciones forales de los flujos estatales al diseñar procesos alrededor de conservacion de facturas. Contrastar fuentes oficiales sostiene decisiones de proceso. Separar evidencias por empresa facilita auditorías internas.

Orden de trabajo

1. Actualice certificados próximos a caducar y revise roles de quien puede emitir o administrar cada empresa.
2. Normalice clientes duplicados y complete datos específicos que conservacion de facturas necesita para no acumular rechazos.
3. Emita y, si hay error, use rectificativa R1 por diferencias o por sustitución enlazando el documento original.
4. Concilie cobros pendientes en tesorería sin alterar la numeración ya consumida dentro de la serie activa.
5. Cierre el periodo exportando a A3 y archivando los documentos electrónicos de forma recuperable y ordenada.

Errores que conviene cortar

• Rectificar reescribiendo la factura original en silencio en lugar de emitir una R1 enlazada al documento previo.
• Mezclar cobros de la suscripción Stripe de la plataforma con los cobros de las facturas del cliente final.
• Olvidar la retención IRPF en honorarios profesionales cuando la norma del caso concreto la exige claramente.
• Mantener datos maestros obsoletos relacionados con conservacion de facturas y acumular rechazos sistemáticos en el canal usado.

Control antes de archivar

La norma dice qué contenido y qué canal corresponden; no autoriza a inventar un calendario que la AEAT no haya publicado para ese perfil. Antes de prometer una fecha de obligatoriedad a un cliente, contraste el texto vigente y el censo de la empresa. EFACE cubre el flujo estatal habitual: FacturaE 3.2.2, registro VeriFACTU cuando el sistema es verificable, y FACe con DIR3 cuando el destinatario es público. Los sistemas forales pueden exigir un envío adicional que esta página no da por integrado. Conservar el XML, el registro y el estado de envío es parte del cumplimiento, igual que la numeración correlativa.

En Conservación de facturas el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Tras emitir se revisan rechazos, se corrige con rectificativa si hace falta y se sincroniza contabilidad A3. El control de conservacion de facturas no termina en el botón de envío: incluye archivo y tesorería.