Escanea gastos y tickets

Los tickets del taxi, la factura del material y el gasto del proveedor suelen acabar en el bolsillo, en el correo o en una carpeta que nadie abre hasta el cierre. Escanea facturas de gasto y tickets en EFACE para digitalizarlos en el momento, validar NIF, bases y cuotas, y olvidarte de la gestión en papel. El OCR acelera la captura; no sustituye tu revisión ni la de tu gestoría. Cada gasto queda asociado a la empresa emisora correcta, con archivo recuperable para el trimestre. Así dejas de fotografiar sin orden y de reenviar capturas sueltas el día antes del 303. Esta página se centra en el flujo práctico del autónomo que compra y necesita justificar el gasto, sin confundirlo con la emisión de tus propias facturas de venta ni con VeriFACTU o FACe, que pertenecen al documento que tú emites. El valor está en menos tecleo, menos papel y un histórico que tu despacho puede revisar sin pedirte el sobre.

Quién interviene

Tú capturas el ticket o la factura recibida desde el móvil o el escritorio. Revisas que el proveedor, la base y el impuesto tengan sentido. Tu gestoría recibe el gasto ya digitalizado para el cierre. Si hay roles en la cuenta, quien administra puede validar sin mezclar sociedades. El proveedor no interviene en tu panel: solo emite el documento que tú escaneas.

Cómo se ejecuta

Eliges la empresa a la que pertenece el gasto, subes o escaneas el documento, dejas que el OCR proponga datos y corriges lo necesario. Guardas el archivo junto al registro del gasto y, cuando toque, lo compartes o exportas hacia tu gestoría. No conviertas un ticket de compra en una factura de venta ni le asignes tu serie de emisión. El ciclo de gastos con OCR termina cuando el dato y el documento están listos para el periodo, no cuando la foto está en el móvil.

Marco que hay que respetar

Conservar las facturas recibidas y los justificantes forma parte de tu obligación documental. El OCR es una ayuda operativa; la validez del gasto y la deducibilidad las marca la norma y el criterio de tu asesor. No inventes tipologías ni fechas. Esta página no sustituye el asesoramiento sobre IVA soportado, recargo o regímenes especiales.

Qué resuelve EFACE

EFACE incorpora captura OCR de gastos y tickets ligada a cada empresa de la cuenta, con archivo digital y envío o exportación hacia gestoría. Separa claramente gastos recibidos de facturas emitidas, presupuestos y albaranes. No presenta el OCR como contabilidad automática ni como envío a la AEAT. Stripe sigue limitado a la suscripción de la plataforma.

Caso de uso

Una diseñadora autónoma escanea el ticket del coworking y la factura del proveedor de stock fotográfico el mismo día. Corrige el NIF del proveedor que el OCR leyó mal, archiva ambos gastos bajo su NIF y al cierre trimestral su gestoría los revisa sin pedirle sobres ni capturas por WhatsApp.

Dónde se rompe el proceso

Dar por bueno todo lo que lee el OCR sin mirar bases ni cuotas genera diferencias en el modelo. Otro fallo es mezclar gastos de dos sociedades en la misma captura o perder el PDF original tras “anotar” el importe a mano. No uses el módulo de gastos para emitir tus facturas de venta.

Orden de trabajo

1. Selecciona la empresa a la que pertenece el gasto antes de escanear.
2. Captura el ticket o la factura recibida y revisa NIF, fecha, base e impuesto propuestos.
3. Corrige errores del OCR y guarda el documento digital junto al registro.
4. Organiza los gastos del periodo sin mezclarlos con tus facturas emitidas.
5. Comparte o exporta el lote hacia tu gestoría cuando cierres el trimestre.

Errores que conviene cortar

• Aceptar datos del OCR sin contrastar el documento original.
• Archivar el gasto en el NIF equivocado cuando tienes varias empresas.
• Tirar el papel o el PDF antes de validar que el archivo digital es legible.
• Tratar un ticket de gasto como si fuera una factura emitida con tu serie.

Control antes de archivar

Una función de programa solo ayuda si está atada a un NIF emisor, a una serie y a un cliente identificable. EFACE agrupa empresas, roles, certificados, presupuestos, albaranes, facturas, gastos con OCR y exportación A3 o SEPA. El cobro de la suscripción de la plataforma usa Stripe; los cobros del negocio se registran como transferencia, adeudo SEPA, tarjeta, efectivo o Bizum. El envío a la AEAT en VeriFACTU y el envío FACe no son el mismo botón ni el mismo destinatario. Active solo el canal que corresponda al documento que está cerrando.

En Escanea gastos y tickets el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Eliges la empresa a la que pertenece el gasto, subes o escaneas el documento, dejas que el OCR proponga datos y corriges lo necesario. Guardas el archivo junto al registro del gasto y, cuando toque, lo compartes o exportas hacia tu gestoría. No conviertas un ticket de compra en una factura de venta ni le asignes tu serie de emisión. El ciclo de gastos con OCR termina cuando el dato y el documento están listos para el periodo, no cuando la foto está en el móvil.