Tu NIF, tu certificado

Cada negocio mantiene su NIF, su certificado digital y sus series. Si eres autónomo con una SL, o trabajas con más de una actividad societaria, emitir con la identidad equivocada es el error que más duele: la factura sale con otro NIF, el canal electrónico falla y la gestoría tiene que deshacer el periodo. En EFACE el contexto activo es la empresa: clientes, series, certificado y documentos quedan aislados. Esta página explica por qué “tu NIF, tu certificado” es la regla práctica antes de numerar, y cómo encaja con roles para que nadie firme con el certificado de otra sociedad. No sustituye la guía larga de varias empresas orientada a gestorías; se centra en el autónomo o la pyme que necesita claridad al cambiar de entidad. El archivo por NIF permite reabrir un trimestre sin mezclar correlativos.

Quién interviene

Tú eliges la empresa activa antes de emitir. El certificado digital pertenece a ese NIF, no al usuario genérico. Quien tiene rol limitado emite solo donde puede. Tu gestoría revisa cada sociedad por separado. Si alguien cambia de empresa a mitad de una factura, el riesgo es numerar mal: por eso el panel debe dejar claro el contexto.

Cómo se ejecuta

Seleccionas la empresa, compruebas NIF y certificado vigentes, abres la serie de esa entidad y emites. Los clientes y los gastos también viven bajo ese NIF. Al exportar o enviar a gestoría, el lote corresponde a una sola sociedad. Renuevas el certificado antes de que caduque para no cortar envíos VeriFACTU o FACe en el pico de facturación.

Marco que hay que respetar

El emisor de la factura es el NIF que aparece en el documento. Firmar o enviar con certificado ajeno o de otra sociedad genera contingencias. La multiempresa no autoriza a reutilizar numeración entre NIF. Contrasta con tu asesor la estructura societaria; esta página no diseña tu grupo mercantil ni fija obligaciones forales adicionales.

Qué resuelve EFACE

EFACE aísla NIF, certificado, series, clientes y documentos por empresa dentro de la misma cuenta. Roles limitan quién cambia de sociedad o quién administra certificados. Encaja con FacturaE, VeriFACTU y FACe por entidad. Stripe suscribe la cuenta de plataforma; cada negocio sigue siendo independiente en su facturación.

Caso de uso

Un consultor factura como autónomo persona física por las mañanas y, por la tarde, emite con su SL. En EFACE cambia de empresa, comprueba el certificado de la SL y usa otra serie. Su gestoría recibe dos lotes, uno por NIF, sin correlativos cruzados.

Dónde se rompe el proceso

Emitir sin mirar la empresa activa, reutilizar la serie de la SL en la actividad de persona física, o cargar un único certificado “para todo” son fallos habituales. También lo es dejar un certificado caducado hasta el día del cierre mensual.

Orden de trabajo

1. Elige la empresa activa y verifica el NIF mostrado antes de crear el documento.
2. Comprueba que el certificado digital de esa empresa sigue vigente.
3. Usa la serie y los clientes de ese NIF, no los de otra sociedad del panel.
4. Emite y, si hay envío electrónico, confirma que el canal usa esa identidad.
5. Exporta o comparte con gestoría un lote por sociedad, nunca mezclado.

Errores que conviene cortar

• Numerar una factura de la SL con la serie del autónomo persona física.
• Firmar con el certificado de otra empresa del mismo panel.
• Compartir acceso de administración sin roles cuando hay varios NIF.
• Ignorar la caducidad del certificado hasta que fallen los envíos.

Control antes de archivar

Una función de programa solo ayuda si está atada a un NIF emisor, a una serie y a un cliente identificable. EFACE agrupa empresas, roles, certificados, presupuestos, albaranes, facturas, gastos con OCR y exportación A3 o SEPA. El cobro de la suscripción de la plataforma usa Stripe; los cobros del negocio se registran como transferencia, adeudo SEPA, tarjeta, efectivo o Bizum. El envío a la AEAT en VeriFACTU y el envío FACe no son el mismo botón ni el mismo destinatario. Active solo el canal que corresponda al documento que está cerrando.

En Tu NIF, tu certificado el último repaso mira destinatario, base, impuesto, serie y estado. Seleccionas la empresa, compruebas NIF y certificado vigentes, abres la serie de esa entidad y emites. Los clientes y los gastos también viven bajo ese NIF. Al exportar o enviar a gestoría, el lote corresponde a una sola sociedad. Renuevas el certificado antes de que caduque para no cortar envíos VeriFACTU o FACe en el pico de facturación.